Bagi UMKM, cara mengelola gudang sering menjadi kendala. Padahal, pengelolaan gudang atau warehouse management merupakan faktor penting dalam penyimpanan barang (inventory management). Dengan pengelolaan yang baik, maka persediaan barang dapat dikelola dengan baik hingga nantinya produk dapat didistribusikan kepada pelanggan.
Selain itu ada beberapa faktor penting mengapa mengelola gudang penting bagi semua bisnis termasuk UMKM. Salah satunya adalah pemantauan stok yang baik. Pernahkah Anda mengalami kehabisan barang atau out-of-stock tanpa Anda ketahui? Tentu merepotkan, bukan? Dengan mengelola gudang secara terstruktur dan sistematis, maka stok produk dapat dilacak dan diperbarui dengan benar, meminimalkan risiko kehabisan stok dan memastikan bahwa produk tersedia untuk pelanggan saat dibutuhkan.
Sayangnya, banyak UMKM yang mengalami kendala dalam mengelola gudang. Berikut merupakan cara mengelola gudang dengan resource terbatas untuk mengatasi kesulitan UMKM, diantaranya:
Sumber daya manusia yang terbatas.
Tidak seperti perusahaan, UMKM memiliki sumber daya yang terbatas yang mengakibatkan pengelolaan gudang tidak menjadi prioritas. Penjual dapat berperan menjadi pengatur tata letak barang di gudang, pencatat keluar masuk barang, hingga mengatur pendistribusian barang. Sering kali hal ini menimbulkan resiko seperti barang hilang, tidak tercatat, hingga tidak diterima oleh pelanggan.
Pemanfaatan ruang yang tidak baik.
Bisnis UMKM seringkali memiliki ruang gudang yang terbatas. Itu artinya, penataan letak barang harus dipertimbangkan dengan baik untuk menghindari barang rusak atau hilang. Sementara, menyusun letak barang sesuai dengan ukuran, berat, kategori, maupun warna bukanlah hal yang mudah. Sebab, pada bisnis UMKM penataan barang di gudang masih dilakukan secara manual sehingga wajar jika gudang belum tertata secara efisien.
Keamanan yang minim.
Sama halnya dengan keterbatasan SDM, bisnis UMKM biasanya tidak memiliki sumber daya dalam mengamankan gudang dari faktor kehilangan maupun kerusakan barang. Pengawasan gudang yang masih dilakukan secara manual beresiko pada kehilangan maupun kerusakan barang yang disimpan.
Anggaran yang terbatas
Anggaran yang terbatas menjadi faktor utama mengapa bisnis UMKM sering tidak menerapkan manajemen gudang dengan baik. Biaya operasional gudang yang tinggi seperti pemeliharaan, perawatan, dan pemeliharaan peralatan menjadi tantangan bagi bisnis UMKM dalam mengelola gudang.
Dari beberapa kesulitan di atas, sebenarnya ada beberapa cara yang dapat dilakukan oleh pelaku bisnis UMKM agar pengelolaan gudang tetap efisien, murah, dan minim resiko. Mengapa gudang? Gudang adalah bagian penting dari sebuah bisnis karena di sana banyak barang-barang yang disimpan dan dikelola.
Namun, mengelola gudang yang baik dan efisien seringkali dianggap sulit dan mahal ditambah dengan resource yang terbatas. Nah, jika Anda saat ini memerlukan tips bagaimana mengelola gudang dengan resource yang terbatas, berikut adalah beberapa cara untuk mengelola gudang agar tetap efisien dan hemat biaya:
- Sistematisasi Inventori.
Sistematisasi inventori adalah cara untuk membuat daftar barang yang disimpan di gudang. Ini membantu dalam perencanaan dan pengelolaan barang dengan lebih baik dan mengurangi biaya karena meminimalisir barang yang hilang atau rusak.
- Optimalisasi Ruang.
Ruang gudang harus digunakan dengan sebaik-baiknya. Barang harus disimpan secara tepat dan efisien sehingga meminimalisir ruang yang terbuang.
- Gunakan Barcode atau QR Code.
Barcode atau QR code membantu dalam pengidentifikasi barang dengan mudah dan cepat. Ini membantu dalam mempercepat proses inventarisasi dan memastikan bahwa barang yang diterima dan dikirim sesuai dengan rencana.
- Monitoring Kondisi Barang Secara Berkala.
Menjaga kondisi barang dengan baik akan membantu mengurangi biaya perawatan dan memperpanjang masa pakai barang. Monitoring kondisi barang dapat dilakukan dengan sistematisasi inventori atau pemantauan secara manual.
- Kerja Sama dengan Pemasok.
Kerja sama dengan pemasok dapat membantu dalam meminimalisir biaya. Misalnya, dengan mengatur jadwal pengiriman barang yang sesuai, atau dengan membuat kebijakan retur barang yang efisien.
- Pelatihan Staf.
Memberikan pelatihan kepada staf tentang cara mengelola gudang dengan efisien akan membantu dalam mengurangi biaya dan mempercepat proses.
- Gunakan Aplikasi Inventori.
Aplikasi inventori adalah alat digital yang membantu pengelolaan gudang untuk mengatur dan mengawasi jumlah barang yang ada. Aplikasi inventori dapat membantu menghemat biaya operasional gudang karena beberapa alasan berikut:
Efisiensi waktu.
Aplikasi inventori mempermudah pengelolaan data stok, sehingga waktu yang diperlukan untuk melacak dan memperbarui informasi mengenai jumlah barang yang tersedia berkurang. Aplikasi inventori memungkinkan pengelola gudang untuk mengalokasikan waktu mereka pada tugas lain yang lebih produktif.
Peningkatan akurasi.
Aplikasi inventori memiliki sistem pemantauan real-time yang memastikan bahwa informasi stok selalu up-to-date dan akurat. Aplikasi inventori dapat membantu mengurangi kesalahan yang kerap muncul dari input data secara manual dan memastikan bahwa gudang tidak kehabisan barang penting.
Peningkatan efisiensi.
Aplikasi inventori mempermudah pemrosesan pesanan dan pengiriman barang. Aplikasi inventori memastikan bahwa barang tersedia saat dibutuhkan dan membantu mengurangi waktu tunggu bagi pelanggan.
Penghematan biaya.
Dengan memiliki sistem inventori yang efisien, pengelola gudang dapat mengurangi biaya yang terkait dengan pembelian barang yang tidak diperlukan. Aplikasi inventori juga membantu mengurangi biaya yang terkait dengan pembelian ulang barang yang sudah habis dan memastikan bahwa gudang selalu memiliki stok yang cukup.
Analisis data yang akurat dan komprehensif
Aplikasi inventori memungkinkan pengelola gudang untuk melakukan analisis data yang komprehensif tentang produksi, pemakaian, dan pembelian barang. Aplikasi inventori membantu pengelola gudang untuk membuat keputusan yang lebih tepat dan mengoptimalkan biaya operasional.
Aplikasi Inventori dari Semutcode memudahkan UMKM mengelola stok di gudang, tanpa perlu resource berlebih.
Aplikasi inventori dari Semutcode membantu UMKM dalam mengelola gudang dengan lebih efisien dan hemat biaya. Aplikasi Inventori dari Semutcode memiliki fitur-fitur yang mempermudah pengelolaan gudang seperti pemantauan stok barang, pemantauan transaksi pembelian dan penjualan, serta laporan keuangan.
Dengan menggunakan aplikasi Aplikasi Inventori dari Semutcode, UMKM dapat menghemat biaya dengan menghindari overstock atau kekurangan stok barang. Aplikasi Inventori dari Semutcode memantau ketersediaan stok barang dan memberikan pemberitahuan jika stok sudah mulai menipis, sehingga UMKM dapat membeli barang tepat waktu dan dalam jumlah yang sesuai.
Aplikasi Inventori dari Semutcode juga membantu UMKM dalam melacak transaksi pembelian dan penjualan. Tentu saja, hal ini mempermudah UMKM dalam melacak pendapatan dan pengeluaran, sehingga UMKM dapat mengetahui situasi keuangan dengan lebih detail. Laporan keuangan yang dapat diakses kapan saja membantu UMKM untuk mengambil keputusan bisnis yang lebih baik.
Meskipun tidak memiliki sumber daya yang besar, UMKM tetap dapat mengelola gudang dengan cepat dan efisien tanpa perlu proses yang rumit dan menghabiskan biaya yang besar. Dilengkapi dengan interface yang intuitif dan mudah digunakan, UMKM dapat memulai menggunakan Aplikasi Inventori dari Semutcode untuk mengelola gudang dimanapun dan kapanpun.
Gunakan Aplikasi Inventori dari Semutcode sekarang, dan dapatkan kemudahan mengelola gudang dalam satu aplikasi.